Las 10 cosas que se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Sé creativo, Innova, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
3. Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.
4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI) .
6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.
7. Incluye iniciativas sostenibles en el programa del evento (de este tema les hablaré con mas detalles en otro artículo): a pesar del coste adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas
8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

UN EVENTO EMPRESARIAL

Un evento empresarial es una reunión de personas que tienen un motivo en particular como los sociales y populares que tienen como método la diversión, los corporativos que tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.

Un evento se trata de un suceso eventual que se basa en no ser repetido. También se puede decir que es un acto que sirve a una empresa para presentar o potenciar un determinado producto o servicio para poder dar a los clientes la oportunidad de acercarse a la empresa para facilitar la fidelidad en competencia en el mercado actual.

Básicamente un evento es el que proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones de la empresa y facilita la adaptación del producto, es una variante que permite controlar la forman en que se accede a los campos delegados y por ultimo es una herramienta de comunicación ya que permiten trasmitir información, conceptos, servicios etc.… y crear nuevos sistemas de comercialización.

Al organizar un evento es necesario tener en cuenta varios aspectos ya que facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización uno de estos aspectos es tener claros y concretos los objetivos como abordar el tema central por el que se les reúne, para qué desea recibirlos, etc.

Así como hay que tener claros los objetivos también hay que definir algunas pautas básicas como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir. Para así comenzar la preparación entre esta fase podríamos decir algunas acciones habituales:

• Elaborar un lista de invitados,
• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones,
• Contratación de un salón,
• Contratación de Sonido e iluminación,
• Contratación de monitores o guías para recibir y un largo etc.

Mi opinión sobre este tema es que es una manera muy práctica de comunicarnos con las demás personas a través este medio, también que al desarrollar un evento es una forma de interactuar y de saber desenvolverse en este campo.

 

Pienso que para organizar un evento sin importar de que tipo para que salga bien solo es estar basados en la coordinación y en la dedicación que se le va dar a este.

 

En conclusión un evento y la organización de el no puede ser difícil hacerlo si hay concentración, dedicación y se conozcan las pautas para hacerlo, de lo contrario recurra a la contratación de profesionales en el área.

Promoción

Pasos para la planificación de un evento

Diseño y cotización

Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecucióno

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados o Feed Back

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes mas importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos.

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluacion del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos, etc.,.

RELACIONES PUBLICAS: ANATOMIA DE UNA RUEDA DE PRENSA

Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

Las Relaciones Públicas implementan técnicas de negociación, marketing y publicidad para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas. 

El exito de un evento profesional está acompañado de varios elementos y uno de ellos es la rueda de prensa. Uno de nuestros servicios como organizadora de eventos. A continuación te daré algunas pautas de los elementos que son valiosos y que no debemos olvidar a la hora de un encuentro promocional para los  medios y personas interesadas, como lo es la rueda de prensa. La rueda de prensa como parte de las relaciones públicas, son aplicables a una persona (poiliticos, altetas, artistas, etc.), una empresa, un producto, y una institución sin fines de lucro, etc.

Algunos elementos que conforman la anatomía de una rueda de prensa:

• Convocatoria de prensa: se envía una semana y un día antes. También se suele llamar un día antes para saber si realmente se ha recibido.
• Nota de prensa pre: se prepara para incluir en la carpeta de prensa.
• Nota de prensa post: se prepara para enviar tras la rueda de prensa. Generalmente, las declaraciones ya están preparadas con días de antelación.
• Carpeta de prensa: incluye nota de prensa pre, dossier, anexos… Quizá haya material ya grabado que se recomienda entregar en betacam, el formato habitual de las teles, o clips de sonido. En nuestro caso, spots de la campaña.
• Argumentario: listado de preguntas que previsiblemente saldrán, sobre todo las difíciles, y respuestas posibles. Puede incluso preverse que alguien insista varias veces en una cuestión y prepararse las tres respuestas que se le darán si se pregunta tres veces por lo mismo.
• Listado de medios asistentes: una persona tiene que recibir a la gente, entregar la documentación y apuntar el nombre, el medio y formas de contacto. Aquí tenéis a Roberto con sus apuntes y la documentación para entregar a quienes van llegando.
• Identificadores. Un detalle importante. En la Plataforma los tenemos con base, pero no había caído en el detalle de que puede haber mesas en las que los letreros tengan que pegarse verticalmente.
• Fondo. Es el panel alto que se instala detrás de las personas que intervienen, por ejemplo.
• Escenificación. Si la rueda de prensa trata de una unión, se puede intentar ofrecer una imagen que simbolice esto. Si trata de la firma de un documento, también se puede escenificar la firma.
• Elementos multimedia. Es posible que en la rueda se visualice un spot, por ejemplo. Es importante probar que todo funcione correctamente, que se vean los subtítulos, que el sonido esté perfecto…
• Fotografía propia. Es bueno que alguien tire fotos para enviarlas con la nota de prensa post para que los medios que no hayan acudido puedan publicar toda la información. A veces, por falta de imagen, un medio no publica una información. 
• Intérpretes. Hacer traducciones con un interprete experiemntado, si es necesario. 
• Refrigerio. Hacer el brindis adecuado a la ocacion y al tipo de producto o servicio que se este promoviendo es un detalle muy importante dentro de una rueda de prensa.

Espero que estos detalles te hayan servidio de mucho y que a la hora de contratar los servicios para la organización de una rueda de prensa, no olvides ninguno de estos elementos. 

AUTO SABOTAJE DE EVENTOS Y PROYECTOS

Los eventos como ya les había platicado antes es una forma de marketing que cumple con un objetivo importante dentro del medio artístico, social, comercial, familiar, etc.

Muchos de los proyectos se abandonan en mitad del trabajo por diferentes razones: que no encuentran motivación, falta de conocimiento, escases de recursos y un largo etcétera de cosas parecidas. Pero en la mayoría de los casos el principal obstáculo es que no tienes claro lo que quieres, otras veces el problema eres tú mismo, posponer el proyecto que saboteas tu éxito debido a algún miedo. A continuación les presento los cuatro tipos de auto sabotaje más frecuentes.

DEJAR INCONCLUSAS LAS COSAS. Empiezas muchas cosas y las dejas a medias, o bien le dedicas mucho trabajo y esfuerzo a algo y cuando estás a punto de acabar, lo abandonas con cualquier excusa. Y no me refiero sólo a no acabar tareas o proyectos, este tipo de sabotaje puede afectar también a tu carrera profesional: dejar un trabajo justo antes de un posible ascenso, abandonar una carrera casi al final, etc. Son solo señales de miedos sin enfrentar. Esto es el síntoma que se repite constantemente en otros aspectos de tu vida, evadiendo completar lo iniciado.

La solución es sencilla, si nunca acabas nada no tendrás que enfrentarte a la posibilidad de fracasar, de no estar a la altura, o de cometer errores. O a la posibilidad de no saber lidiar con el éxito. Claro que tampoco descubrirás el placer de conseguir tus objetivos y de demostrarte a ti misma que sí estás a la altura, que eres competente e inteligente.

PROCRASTINAR. Posponerlo todo hasta el último minuto. Esta es muy común también, yo misma peco de ello de vez en cuando. La razón "oculta" es sencilla, si lo dejas todo para el final y no te esfuerzas todo lo que puedes siempre tendrás esa excusa si las cosas no salen del todo bien, es una especie de escudo protector de tu supuesta ineptitud. No sea que le dediques todo el tiempo y esfuerzo, no salga perfecto y se descubra que no eres competente. Por supuesto, también hay otras razones como que simplemente no te guste nada la tarea, y la retrases lo máximo posible. Pero, en general, es miedo al resultado final.

PERFECCIONISMO. Es la excusa más vieja conocida... O queda perfecto o no se hace, para ti si no está perfecto está mal y empleas (o más bien pierdes) muchísimo tiempo en revisiones, en aprender más. Con esto consigues no acabar las cosas y estresarte. Como no sé hacer esto a la perfección, no lo hago (evitas correr el riesgo de fracasar o de no estar a la altura), hasta que esto no esté ensayo no esté perfecto no nos presentaremos (horas innecesarias de trabajo y estrés). La solución no es fácil pero es sencilla: arriesgarse. Primero con pequeñas cosas, para ver que no pasa nada si no es perfecto, que bueno es suficiente y que es mejor tener las cosas en marcha que tenerlas paradas esperando a que sean perfectas. Se puede conseguir y te lo digo por experiencia, como comentaba en una de mis sesiones, los primeros artículos los repasaba mil y una veces, tardaba muchísimo. Ahora me he relajado un poquito y hasta la fecha nadie me ha linchado; A veces te saldrá mejor, a veces peor, es normal. Nadie es perfecto y es muy cansado aspirar siempre a la perfección.

PONER EXCUSAS. Soy demasiado mayor, soy muy joven, no conozco gente, no tengo dinero, las cosas están muy mal, no tengo tiempo,... Son simples disfraces del miedo. De sobra sabes que hay personas de todas las edades que han conseguido lo que se proponían, y sabes que cuando algo es importante para ti encuentras el tiempo y la forma de conseguirlo. Haz de tu objetivo tu prioridad y déjate de excusas.

Estos son algunos de los métodos que tienes de sabotear tus objetivos (especialmente frecuentes en los casos del síndrome del impostor), es normal y no eres la única. Este tipo de actitudes tienen su beneficio, te protegen del fracaso, de no quedar en ridículo y de todos tus miedos, pero también tienen su precio... Lo importante es que seas consciente de los métodos que utilizas, del miedo que se esconde detrás y del precio que estás pagando. Así que en cuanto te descubras poniendo en práctica alguno de estos métodos pregúntate por qué te estás comportando así y qué precio estás pagando. ¿Qué pasaría si no tuvieras miedo y supieras que no puedes fracasar, qué harías? Pues déjate de excusas y hazlo.

Evalúate

¿Para que una evaluación de mi vida? El auto feedback es una retroalimentación o información de mí mismo, es lo que yo digo y pienso de mí. El feedback puede venir de todas partes: familia, amigos, pareja, hijos, vecinos, y hasta de tus resultados. El mismo te muestra que las únicas limitaciones reales proceden de nuestro interior y no del exterior; por lo tanto si no sabemos dónde estamos, jamás sabremos donde queremos llegar. Antes de ver como crearás tu vida ideal tienes que saber cuál es, y la mejor manera  es evaluándote ahora.

¿Dónde estoy hoy?: Nombre:___________________   Fecha _____________

Describe con una o dos palabras donde estás con respecto a las siguientes 10 áreas de tu vida y date del 1 al 10 la posición en que creen que te encuentras al día de hoy. 

Puntuación: Insatisfecho = 1, Satisfecha= 10.

1. Desarrollo o Crecimiento _________________________________ ptos.

2. Salud ________________________________________________ ptos.

3. Pareja _______________________________________________ ptos.

4. Relaciones interpersonales ________________________________ ptos.

5. Profesional ___________________________________________ ptos.

6. Trabajo ______________________________________________ ptos.

7. Finanzas   ____________________________________________ ptos.

8. Espiritualidad _________________________________________ ptos.

9. Recreación __________________________________________ ptos.

10.Contribución _________________________________________ ptos.

Evalúate ahora mismo antes de seguir leyendo, cada uno de estos aspectos o áreas de tu vida las cuales todos debemos trabajar, algunas están bien desarrolladas, pero otras ni siguiera pasan por la mente hacer algo significativo.

Si estuviéramos en excelencia en cada una de estas áreas de nuestra vida ya mencionados, nuestra vida fuera muy diferente y para poder hacerlo debemos auto evaluarnos y estar dispuestos a recibir los feedback que nos da la vida de forma positiva y dispuestos a aprender cada día más sobre lo que más nos conviene como seres humanos. Escribe todas las cosas que quieres alcanzar en cada uno de estos aspectos, luego elige de todas ellas las 10 más importantes y de esa elige una, la más importante; escoge una meta que sea desafiante para ti o que hayas pospuesto por mucho tiempo.

La actitud mental, las creencias y los sentimientos que eliges moldearan el resto de tu vida.

¿Qué vas a hacer con estos resultados de tu vida? Tu eres responsable de ellos son tuyos, tu llegaste hasta ahí, nadie tiene el control sobre ellos, a menos que tú se lo permitas, y hasta de eso eres responsable, por ceder tu poder. 
Entonces ¿Qué quieres 
1. Quedarte dónde estás?  
2. Pasar a otro nivel?

Cualquiera fuera  respuesta, yo te hago otra pregunta ¿Para qué?

Necesitas 4 cosas para seguir adelante en el logro de tus metas.

1.    Confianza en Dios y en ti mismo.  En la Biblia encontramos una cita en la 2da. Carta a Timoteo en el capítulo 1 verso 7 que dice: “Porque no nos ha dado Dios espíritu de cobardía, sino de poder, de amor y de dominio propio (de disciplina).” Esto está dentro de ti, pero solo algunos lo utilizamos. Confianza propia es un grado interior que te hace sentir digno y merecedor de todo las cosas buenas que Dios ha hecho para ti. Ya naciste con la semilla de grandeza, sin tu confianza en ti mismo, estarás saboteándote y resistiéndote a tus múltiples posibilidades. Puede que la confianza en ti mismo no sea perfecta, pero lo que reamente importa es que estés dispuesto a hacerlo con la ayuda de Dios.

2.    Motivación. Esto determina cuantos cambios quieres introducir en tu vida y se trata del factor más importante. ¿Estás preparado para verdaderos cambios en tu vida? ¿Estas harto de lo mismo? ¿Has tenido suficientes problemas, preocupaciones, peleas, soledad, inseguridad, de sentirte desplazada o segundón y pensar ¨si solo¨? Si has tenido  suficiente de todo esto y estás dispuesto a hacer algo al respecto, tu motivación será grande.

3.    Disciplina. Se trata de una cualidad vital en el inicio, transcurso y final de cualquier camino. La disciplina te hará avanzar. Es fácil estar motivada y trabajar mientras todo este bien, pero los cambios implican ciertos ajustes. Los cambios en realidad duelen. Habrá días en que tengas algunas situaciones o no te sientas  dispuesto a continuar pero aun así no te detengas, no te rindas, y la disciplina será una aliada en tu vida.

4.    Rétate a ti mismo. La buena disposición hacia el desafío es estar dispuesto al desafiarte a ti mismo y todo aquello que conoces, incluidas tus creencias sobre ti mismo y de tu mundo. Este desafío es necesario para crear nuevas creencias y de maneras de ser, así como permitir ver una nueva variedad de posibilidades en la vida. Si permaneces y persistes en estar encerrado en lo conocido y familiar, en tu zona de comodidad, descartaras todo lo nuevo y permanecerás en el mismo lugar. Entonces, ¿Qué escoges hacer con tu vida?