Pasos para la planificación de un evento

Diseño y cotización

Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecucióno

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados o Feed Back

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes mas importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos.

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluacion del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos, etc.,.

RELACIONES PUBLICAS: ANATOMIA DE UNA RUEDA DE PRENSA

Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

Las Relaciones Públicas implementan técnicas de negociación, marketing y publicidad para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas. 

El exito de un evento profesional está acompañado de varios elementos y uno de ellos es la rueda de prensa. Uno de nuestros servicios como organizadora de eventos. A continuación te daré algunas pautas de los elementos que son valiosos y que no debemos olvidar a la hora de un encuentro promocional para los  medios y personas interesadas, como lo es la rueda de prensa. La rueda de prensa como parte de las relaciones públicas, son aplicables a una persona (poiliticos, altetas, artistas, etc.), una empresa, un producto, y una institución sin fines de lucro, etc.

Algunos elementos que conforman la anatomía de una rueda de prensa:

• Convocatoria de prensa: se envía una semana y un día antes. También se suele llamar un día antes para saber si realmente se ha recibido.
• Nota de prensa pre: se prepara para incluir en la carpeta de prensa.
• Nota de prensa post: se prepara para enviar tras la rueda de prensa. Generalmente, las declaraciones ya están preparadas con días de antelación.
• Carpeta de prensa: incluye nota de prensa pre, dossier, anexos… Quizá haya material ya grabado que se recomienda entregar en betacam, el formato habitual de las teles, o clips de sonido. En nuestro caso, spots de la campaña.
• Argumentario: listado de preguntas que previsiblemente saldrán, sobre todo las difíciles, y respuestas posibles. Puede incluso preverse que alguien insista varias veces en una cuestión y prepararse las tres respuestas que se le darán si se pregunta tres veces por lo mismo.
• Listado de medios asistentes: una persona tiene que recibir a la gente, entregar la documentación y apuntar el nombre, el medio y formas de contacto. Aquí tenéis a Roberto con sus apuntes y la documentación para entregar a quienes van llegando.
• Identificadores. Un detalle importante. En la Plataforma los tenemos con base, pero no había caído en el detalle de que puede haber mesas en las que los letreros tengan que pegarse verticalmente.
• Fondo. Es el panel alto que se instala detrás de las personas que intervienen, por ejemplo.
• Escenificación. Si la rueda de prensa trata de una unión, se puede intentar ofrecer una imagen que simbolice esto. Si trata de la firma de un documento, también se puede escenificar la firma.
• Elementos multimedia. Es posible que en la rueda se visualice un spot, por ejemplo. Es importante probar que todo funcione correctamente, que se vean los subtítulos, que el sonido esté perfecto…
• Fotografía propia. Es bueno que alguien tire fotos para enviarlas con la nota de prensa post para que los medios que no hayan acudido puedan publicar toda la información. A veces, por falta de imagen, un medio no publica una información. 
• Intérpretes. Hacer traducciones con un interprete experiemntado, si es necesario. 
• Refrigerio. Hacer el brindis adecuado a la ocacion y al tipo de producto o servicio que se este promoviendo es un detalle muy importante dentro de una rueda de prensa.

Espero que estos detalles te hayan servidio de mucho y que a la hora de contratar los servicios para la organización de una rueda de prensa, no olvides ninguno de estos elementos. 

UN EVENTO, UNA OPORTUNIDAD

Un evento te ofrece la oportunidad de darte a conocer. Te permite llegar a distintos grupos de personas y reunirlas para alcanzar un objetivo. Puedes desear conseguir el éxito en distintos campos. Lo importante es saber dirigirte al público al que le interesen tus ideas y proyectos.

Tipos de eventos:

Eventos Comerciales
• Lanzamientos de producto
• Ferias
Por la localidad en los países, el término «feria» puede referirse, entre otros, a:
  o Un evento religioso
  o Un evento o festividad regional o local.
  o Un parque de diversiones y juegos mecánicos permanente.
  o Diversiones y juegos mecánicos ambulantes.
  o Ferias de artesanía donde los artesanos exponen y venden sus productos artesanales.
  o Ferias Profesionales business to business.
  o Feria virtual
• Stands
• Exposiciones Comerciales
• Rueda de Prensa

Eventos Familiares
• Bautizos
• Bodas
• Cumpleaños
• Comuniones
• Quince Años
• Funerales

Eventos Protocolarios
• Condecoraciones
• Fiestas Nacionales
• Visitas Oficiales
• Saludos Oficiales

Eventos Eclesiásticos

Eventos Deportivos
• Torneo o campeonato
• Olimpiadas

Eventos Educativos
• Congreso
• Simposium
• Charlas
• Talleres
• Cursos

Eventos Recreativos
• Campamentos
• Giras o excusiones
• Conciertos
• Obras teatrales

GIANNINA CASTRO JORGE

Nació en Santo Domingo el 3 de marzo de 1973, hija mayor del Ing. Carlos Alberto Castro Casado y Rosa Idalia Jorge Tejada. Sus hermanos Carlos Alberto y Fernando Arturo.
Al nacer Dios trajo a Giannina a este mundo con un propósito especial, servir, apoyar a muchas personas y al mismo tiempo hacer la diferencia donde quiera que fuera.

Giannina Castro es Licenciada en Administración de empresas y mercadeo, egresada de la Universidad Autónoma de Santo Domingo, posee además un Master en Alta Gerencia en la Universidad Dominicana O&M.

Por más de 18 años, se ha dedicado a la organización de diversos eventos, egresada de Refiné by Jormart en Organización (escuela de negocios) de eventos, relaciones y protocolo.

Sus primeros eventos los aprendió a desarrollar en la Iglesia Adventista y al pasar el tiempo fue más facil hacerlo. A la edad de 20 años siendo la presidenta de los estudiantes Adventista en la UASD (Universidad Autónoma de Santo Domingo) realizo los primeros tres eventos en grande, en el Aula Magna de esta universidad, luego mientras era estudiante universitaria por 2 años fue conductora y productora del programa radial del programa ¨Mundo Universitario¨ en Radio Amanecer Internacional.

Organizó en el 1997 el primer Campamento de Universitarios Adventista en Rancho Don Fernando ademas y el 1er. Simposio de Universitarios en un Resort de Juan Dolio junto a la Unión Dominicana de los Adventistas.

En el año 2000 contrae matrimonio con Christian Jerez Noboa, publicista y productor de televisión. Con su empresa de publicidad y mercadeo PI Advertising desde el 2003 realizan seminarios y talleres de mercadeo, ventas, relaciones públicas, publicidad, coaching de vida, etc., dirigidos a estudiantes, profesionales y público en general.

Solo para mencionar alguno de los eventos que ha trabajado como organizadora, coordinadora, Marketing y publicidad, o realización de presupuesto y logística de los siguientes evento:

2002-2005 Durante cada Semana Santa y fin de año Campamentos Juveniles
                   Cristianos en Najayo, San Cristóbal;
2005           1er. Congreso Juvenil Adventista “Juventud Frente al siglo XXI”,
                   Hotel Catalonia, Bavaro;
2005           Concierto Peregrinos y Extranjeros, Teatro Nacional;
2005           1ra. Feria Educativa Adventista, Hotel Santo Domingo;
2007           Concierto René González, Junior Kelly Marchena, Juanpa & Lenny y
                   Danny Berrios, Salón Independencia, Fuerzas Armadas;
2007           2do. Congreso Juvenil Adventista “Cambiando Paradigmas”,
                   Hotel Catalonia, Bavaro;
2010           Concierto 20 años Grupo Boses, One Voice, Ruddy Micelly, Ana Laura,
                   Aula Magna de la UASD.
2012           Concierto A una voz, con Second Chance, Grupo Boses, Tes-A-T., auditorio
                   Iglesia Comunitaria Cristiana.
2012           Concierto 7-7-12 Lenny Salcedo y Nirmita Hernández, en la Iglesia Comunitaria
                   Cristiana.
2012           Bless Reunin 23 de Dic. Auditorio la Gran Comisión. Artistas Bless, Junior Kelly
                   Marchena, Boses, Akordes, Elegidos, Clas5inco y Amihar.
2013           Loren Salcedo con sus amigos. Pabellón de Volley Ball, Centro Olimpico. Artistas                              invitados: Peregrinos y Extranjeros, Ruddy Micelli, Ruth Ester Sandoval, Talento, etc.

Actualmente es cofundadora de Vértice Foundation, organización que se dedica a la de responsabilidad social que busca dar apoyo espiritual, moral y social a jóvenes de Republicana Dominicana que desde el 2010 está haciendo una labor extraordinaria en la cual organiza evento de ayuda social.