Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.
Las Relaciones Públicas implementan técnicas de negociación, marketing y publicidad para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas.
El exito de un evento profesional está acompañado de varios elementos y uno de ellos es la rueda de prensa. Uno de nuestros servicios como organizadora de eventos. A continuación te daré algunas pautas de los elementos que son valiosos y que no debemos olvidar a la hora de un encuentro promocional para los medios y personas interesadas, como lo es la rueda de prensa. La rueda de prensa como parte de las relaciones públicas, son aplicables a una persona (poiliticos, altetas, artistas, etc.), una empresa, un producto, y una institución sin fines de lucro, etc.
Algunos elementos que conforman la anatomía de una rueda de prensa:
- Convocatoria de prensa: se envía una semana y un día antes. También se suele llamar un día antes para saber si realmente se ha recibido.
- Nota de prensa pre: se prepara para incluir en la carpeta de prensa.
- Nota de prensa post: se prepara para enviar tras la rueda de prensa. Generalmente, las declaraciones ya están preparadas con días de antelación.
- Carpeta de prensa: incluye nota de prensa pre, dossier, anexos… Quizá haya material ya grabado que se recomienda entregar en betacam, el formato habitual de las teles, o clips de sonido. En nuestro caso, spots de la campaña.
- Argumentario: listado de preguntas que previsiblemente saldrán, sobre todo las difíciles, y respuestas posibles. Puede incluso preverse que alguien insista varias veces en una cuestión y prepararse las tres respuestas que se le darán si se pregunta tres veces por lo mismo.
- Listado de medios asistentes: una persona tiene que recibir a la gente, entregar la documentación y apuntar el nombre, el medio y formas de contacto. Aquí tenéis a Roberto con sus apuntes y la documentación para entregar a quienes van llegando.
- Identificadores. Un detalle importante. En la Plataforma los tenemos con base, pero no había caído en el detalle de que puede haber mesas en las que los letreros tengan que pegarse verticalmente.
- Fondo. Es el panel alto que se instala detrás de las personas que intervienen, por ejemplo.
- Escenificación. Si la rueda de prensa trata de una unión, se puede intentar ofrecer una imagen que simbolice esto. Si trata de la firma de un documento, también se puede escenificar la firma.
- Elementos multimedia. Es posible que en la rueda se visualice un spot, por ejemplo. Es importante probar que todo funcione correctamente, que se vean los subtítulos, que el sonido esté perfecto…
- Fotografía propia. Es bueno que alguien tire fotos para enviarlas con la nota de prensa post para que los medios que no hayan acudido puedan publicar toda la información. A veces, por falta de imagen, un medio no publica una información.
- Intérpretes. Hacer traducciones con un interprete experiemntado, si es necesario.
- Refrigerio. Hacer el brindis adecuado a la ocacion y al tipo de producto o servicio que se este promoviendo es un detalle muy importante dentro de una rueda de prensa.
Espero que estos detalles te hayan servidio de mucho y que a la hora de contratar los servicios para la organización de una rueda de prensa, no olvides ninguno de estos elementos.
