Una de las decisiones más importantes que debe tomar una persona que piensa organizar un congreso, es elegir la ciudad en donde se llevará a cabo; no solo el recinto, sino el destino en su totalidad.
1. En
primer lugar, debe contestarse la siguiente pregunta: ¿Existe en el destino un
lugar adecuado para llevar a cabo el congreso de las dimensiones y
características planteadas? Si no se cumple esta elemental condición, el
destino queda descartado. Si cuenta con el lugar entonces pasemos al siguiente
inciso.
2. Accesibilidad
por aire: Si se trata de un congreso regional quizá no sea tan importante la
disponibilidad de transporte por vía aérea, ya que asumimos que los
congresistas viven en lugares cercanos al de la sede y lo mas probable es que
se transporten por tierra; sin embargo, cuando se trata de un congreso nacional
y mas aún, de un evento internacional, la accesibilidad por vía aérea cobra
destacada importancia.
Este primer factor saca de la contienda a
muchos destinos que no tienen las frecuencias de vuelos suficientes o las rutas
necesarias para satisfacer la demanda de los posibles congresistas.
3. Vías
terrestres adecuadas y en buenas condiciones. Tratándose de reuniones regionales
o nacionales, este es también un elemento de suma importancia para la decisión
del destino. A ello se suma la disponibilidad y frecuencia de los servicios de
autobuses de pasajeros. Su carencia o insuficiencia también son determinantes
en la decisión.
4. Hotelería.
¿Existen suficientes habitaciones para alojar a los congresistas esperados? Hay
destinos que reúnen las características anteriores, es decir, recintos con la
capacidad necesaria y fácil acceso a la ciudad, sin embargo, no cuentan con el número
necesario de cuartos hoteleros para hospedar a los visitantes.
También encontramos el fenómeno inverso;
destinos con muchos cuartos y con recintos pequeños. Este factor será
importante en la determinación del tamaño del congreso que se puede llevar a
cabo en el lugar.
Una vez satisfechos los puntos anteriores
pasamos a investigar otros, que aunque menos importantes, son necesarios para
tomar una decisión:
5. Atractivos
turísticos. Aunque el objetivo principal de un congreso es académico, también
es importante la convivencia, la cultura, el esparcimiento, la diversión. Un
destino sin esos elementos no es un buen lugar para la reunión. Los
acompañantes y las familias suelen viajar con los congresistas, sobretodo en
periodos vacacionales, y buscan sitios en donde poder entretenerse mientras se
llevan a cabo las actividades propias del congreso.
6. Costos.
El destino puede contar con todo pero ser demasiado caro. A veces este sólo
factor evita la asistencia de mucha gente que no tiene los recursos suficientes
para pasar unos días en la localidad.
7. Seguridad.
Existen ciudades que reúnen los requisitos anteriores pero que sufren de cierto
grado de inseguridad: robos, asaltos, secuestros, etc. Cuando el destino es
conocido por este inconveniente, los posibles congresistas pueden no desear
asistir, lo que lo hace un mal lugar para un congreso.
8. Eventos
concomitantes. No es raro que un destino aloje más de un congreso a la vez,
sobretodo tratándose de grandes ciudades. A veces, este factor incomoda a
alguno de los eventos, que se siente literalmente “aplastado” por otro u otros.
Es importante conocer qué otros congresos o grandes eventos se llevarán a cabo
en el lugar antes de tomar la decisión final.
9. Transporte
local y tráfico. Los grandes congresos, sobretodo los internacionales,
requieren de un sistema de transporte efectivo y de buena calidad, para que los
congresistas sean movilizados a los diferentes eventos del congreso.
Existen ciudades muy complicadas en este
sentido en donde los traslados pueden tomar demasiado tiempo o en donde el
transporte público es de mala calidad o insuficiente. Este factor también es
determinante en la selección del destino dependiendo del tipo de congreso.
10. Servicios
para congresos: Aunque la mayor parte de estos se pueden llevar desde otras
ciudades, es conveniente que el destino pueda satisfacer las necesidades de
servicios audiovisuales, de traducción simultanea, montaje de exposiciones,
equipo de computo, elaboración de señalización, entre otros, necesarios para el
congreso.
En esto debemos incluir hoy día el acceso de
alta velocidad a Internet, ya que gran parte de los eventos académicos que
actualmente se llevan a cabo se basan en la transmisión de conferencias o
imágenes por este medio.
Cuando el destino satisface los requisitos
para que se lleve a cabo el congreso, el Organizador Profesional de Congresos
debe enfocarse a seleccionar el recinto mas adecuado.
Son muchos los factores a tomar en cuenta.
Menciono los que considero más importantes, tomando en cuenta que por lo general
los congresos son eventos mixtos en los que deben coexistir actividades
académicas con una exposición comercial, es decir, se requiere que el recinto
tenga áreas de convenciones y áreas de exposiciones.
Los centros feriales puros no son adecuados para
congresos. Los auditorios no pueden alojar expos. Los recintos para congresos
por tanto, deben incluir ambas áreas.
Los elementos a considerar en la selección del recinto
son:
- Dimensiones de los espacios
- Número de salas disponibles para llevar a cabo sesiones simultáneas.
- Independencia de controles de iluminación, aire acondicionado y eventualmente, sonido de cada una de las salas.
- Muros sonoacústicos para dividir las áreas.
- Áreas de exposición de tamaño suficiente y cercanas a donde se llevan a cabo las actividades académicas.
- Facilidad de acceso para camiones de carga, autobuses de pasajeros y automóviles particulares.
- Estacionamiento suficiente y de bajo precio para los congresistas.
- Restaurantes en el recinto y en su vecindad.
- Acceso a transporte urbano.
- Servicios adicionales como telefonía, Internet de alta velocidad alámbrico e inalámbrico, centro de negocios, departamento de banquetes.
- Seguridad institucional adecuada.
- Personal capacitado y con experiencia.
- Acceso a servicios de emergencia médica.
- Sistema interno de comunicaciones entre el personal operativo.
- Precios justos.
Con frecuencia, algunos destinos confunden
los términos y consideran que un salón de fiestas o un recinto ferial puede ser
sede de un congreso. Ello equivale a pensar que en un teatro se puede llevar a
cabo una exposición.
Nada hay más erróneo que pretender darle a
algo un uso diferente del que tiene. Normalmente nadie duerme en la cocina de
su casa ni prepara alimentos en la sala. Lo mismo ocurre en los centros de
convenciones. Hay áreas con funciones específicas que no son adecuadas para
otras.
Si consideramos los factores enunciados
anteriormente y tomamos en cuenta las necesidades específicas del evento, la
selección del recinto será más fácil y adecuada, lo cual se traducirá en
mejores posibilidades de éxito para la empresa que estaremos llevando a cabo en
ese lugar.
Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:
