EVENTOS VERDES

Planificación de eventos sostenibles, verdes o sustentables, responsabilidad social corporativa (RSC) para eventos

En la actualidad, el medioambiente es una de las cuestiones globales más candentes, y como tal ha de ser abordada en todos los ámbitos. ¿Por qué no implementar iniciativas sostenibles en nuestros eventos? La implementación de medidas de protección ambiental en nuestros congresos y reuniones puede conferirles un toque especial, además de ahorrar dinero, ser beneficiosas y dar una impresión moderna y altruista. Las reuniones "verdes" pueden de veras proporcionar a la industria de los eventos mucho valor añadido, así como reducir costes.

Hoy en día hay muchos expertos en la materia, incluyendo agencias de organización, hoteles y todo tipo de proveedores, así como certificaciones que ayudan a fomentar las iniciativas y los eventos sostenibles. Esta sección contiene una selección de artículos, tendencias, previsiones y proveedores para eventos y reuniones sostenibles.

Las 10 cosas que se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Sé creativo, Innova, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
3. Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.
4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI) .
6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.
7. Incluye iniciativas sostenibles en el programa del evento (de este tema les hablaré con mas detalles en otro artículo): a pesar del coste adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas
8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.